Déclaration de confidentialité de Cenforgil asbl

Mai 2021

I. Introduction

La présente politique de confidentialité vous informe de la manière dont Cenforgil asbl assure la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel vous concernant conformément à la réglementation en vigueur et plus précisément le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Cette déclaration de confidentialité expose entre autres qui est responsable du traitement des données personnelles, de quelle façon les données personnelles sont traitées, ce que Cenforgil fait avec les données et la façon dont vous pouvez exercer un contrôle sur celles-ci.
Si vous souhaitez des informations ou explications complémentaires sur cette Déclaration de confidentialité ou sur notre politique de confidentialité en général, nous vous prions de contacter directement le responsable du traitement des données personnelles de Cenforgil à l’adresse : privacy@cenforgil.be
Responsable du traitement des données :
Cenforgil asbl
rue de Mérode 54 à 160 Bruxelles
Numéro d’entreprise : 0458 462 877
Nous sommes en conséquence votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple la Commission de la protection de la vie privée) pour toute question relative à l’utilisation de vos données par Cenforgil.

Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être adaptée ou complétée à tout moment notamment pour prendre en compte toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technique. Nous invitons donc toute personne concernée à consulter régulièrement la présente politique de
confidentialité afin de prendre connaissance des éventuelles modifications. En cas de modification à la présente, la date de la mise à jour sera modifiée dans l’entête du document.

II. Les données que nous récoltons et traitons/Collecte et traitement des données

En tant qu’organisme de la formation professionnelle, nous récoltons et traitons les données à caractère personnel suivantes, en fonction de l’utilisation que vous faites de nos services et de notre site Internet :

En tant que stagiaires

• Données de sélection et recrutement : nom et prénom, genre, état civil, situation familiale,
• données d’identification (adresse, GSM, courriel,…), date de naissance, nationalité, carte de séjour et permis de travail, durée d’inoccupation comme demandeur d’emploi, parcours scolaire et niveau de diplôme, parcours professionnel, statut social à l’entrée en formation, handicap reconnu, enfants à charges et âge des enfants, Mobilité inter-régionale, tests de sélection, résultats des tests, entretien de motivation,...
• Données d’identité : nom et prénom, genre, état civil, situation familiale, données d’identification (adresse, GSM, courriel, …), date de naissance, numéro de registre national, nationalité, carte de séjour et permis de travail, …. ;
• Données relatives au statut : durée d’inoccupation comme demandeur d’emploi, preuve
• d’inscription et date d’entrée à Actiris (Forem-VDAB), numéro IBIS, parcours scolaire et niveau de diplôme, statut social à l’entrée en formation, handicap reconnu, …
• Données administratives : feuilles de présence, justificatifs d’absence, compte bancaire,
• organismes et/ou administrations relais pour l’ouverture ou le maintien de droits sociaux, copie carte d’identité, coordonnées de la mutuelle …
• Données pédagogiques : évaluations en cours et au terme de la formation, suivi pédagogique, …
• Données psychosociales : diverses aides et relais mis en place, résolution des problématiques sociales et/ou psychologiques, relais vers d’autres organismes, ...
• Données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos ;

En tant que fournisseurs, formateurs externes, vacataires et sous-traitants

• Données d’identité : nom et prénom, genre, données d’identification (adresse, GSM, courriel, …),
• Données financières : nom du titulaire du compte, numéro de compte bancaire IBAN ;
• Données relatives à la participation à des marchés publics : les coordonnées des
• soumissionnaires et des candidats personnes physiques : le nom, le prénom, le cv, la qualification et l’expérience professionnelle, les données d’entreprise, les coordonnées des personnes de contact de l’entité juridique ;
• Données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos ;

En tant que partenaires

• Données d’identité : nom, prénom, adresse courriel professionnelle, numéro GSM professionnel, domaine de compétence, …
• Données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos ;

En tant qu’utilisateur du site Internet géré par Cenforgil

• Les informations que vous nous transmettez en remplissant un formulaire en ligne : Données d’identité : nom et prénom, e-mail, code postal et localité, téléphone.
• Les informations suivantes peuvent être traitées, lorsque vous utilisez un site Internet géré par Cenforgil : pages et sites Internet visités, langue de préférence et recherches à l’aide de cookies.

Les données personnelles sensibles

Cenforgil collecte les données à caractère personnel dites « sensibles » des stagiaires dans le cadre du suivi de politiques publiques destinées à des publics spécifiques (personnes porteuses d’un handicap, personnes revenant de maladie de longue durée...).

Nous nous engageons à prendre des mesures de sécurité renforcées pour éviter tout risque lié aux données personnelles sensibles.

III. Les finalités de traitement de vos données

Vos données à caractère personnel sont traitées par Cenforgil aux fins suivantes :

Stagiaires

• Garantir le statut social et les droits sociaux du stagiaire
• S’assurer que le stagiaire est dans les conditions requises pour suivre la formation
• Permettre la conclusion et l’exécution d’un contrat de formation ou de stage d’achèvement
• Assurer la gestion administrative des stagiaires (gestion de la paie, des inscriptions, des
• présences, des demandes de formation)
• Assurer la gestion pédagogique des stagiaires
• Permettre l’indemnisation en cas d’accident du travail auprès de l’assureur
• Produire des études et des statistiques liés à notre objet social
• Réaliser des activités liées à des dispositifs d’aides à l’emploi (screening, bilan de compétence, …)
• Veiller à donner et/ou faire conserver le statut social du stagiaire à l’entrée en formation
• Garantir les droits sociaux tout au long de la formation et au terme de celle-ci
• S’acquitter de toutes les obligations légales vis-à-vis des pouvoirs subsidiants
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée

Fournisseurs, formateurs externes, vacataires et sous-traitants

• Permettre la conclusion et l’exécution d’un achat, d’un contrat ou d’une convention ;
• Assurer la gestion administrative des marchés publics conformément à la législation en cours ;
• Assurer le suivi des contrats ;
• Assurer la gestion des paiements ;
• S’acquitter de toutes les obligations légales vis-à-vis des pouvoirs subsidiants
• Disposer des éléments garantissant les droits d’accès à l’institution dans le cadre de la protection des lieux physiques des postes de travail
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée.

Partenaires

• Disposer des éventuelles données personnelles du contact le plus approprié chez le partenaire en fonction de la demande
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée.

Usagers du site internet

• Informer sur l’offre de formation régie par Cenforgil.

IV. Le transfert et le partage de vos données

Afin de répondre aux exigences requises par nos différents pouvoirs subsidiants, nous devons leur transmettre des données à caractère personnel vous concernant si cela s’avère nécessaire pour atteindre la finalité de traitement. En pareil cas, Cenforgil s’engage à prendre les mesures nécessaires afin que les données récoltées à votre sujet soient transmises dans le respect de la confidentialité.

Afin de garantir un service efficace, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel vous concernant à des partenaires, ou aux sous-traitants de Cenforgil si le traitement par ces tiers s’avère nécessaire pour atteindre la finalité de traitement. En pareil cas, Cenforgil s’engage à prendre les mesures contractuelles nécessaires afin que les données récoltées à votre sujet soient utilisées dans le respect de la confidentialité et exclusivement par les services de Cenforgil, ses partenaires conventionnés et ses sous-traitants.

Nous pouvons aussi transmettre à des tiers des données vous concernant ayant été rendues anonymes à des fins de réalisation d’études statistiques dans une optique d’amélioration de nos services.

Nous ne partageons vos données à caractère personnel que lorsque cela est légitime ou qu’une loi l’autorise ou le requiert. Si nous estimons que nous ne trouvons pas dans un de ces cas cités, et que votre autorisation est requise, nous vous la demanderons toujours avant de partager vos données personnelles ou de les transmettre à un pays situé en dehors de l’Espace économique européen sauf pour une transmission à des autorités de police sur base d’une réquisition lorsque cela est nécessaire pour répondre à des obligations juridiques ou réglementaires.

En aucun cas vos données personnelles ne seront louées ou vendues à des tiers.

V. Accès à vos données personnelles et correction de celles-ci

Vous avez en permanence la possibilité de vérifier – gratuitement – l’état de vos données personnelles collectées et traitées par Cenforgil, en nous envoyant un e-mail à ce sujet via privacy@cenforgil.be ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Cenforgil asbl, 54 rue de Mérode à 1060 Bruxelles. Une fois que Cenforgil a pu contrôler et s’assurer de votre identité, il vous communiquera cet état.

Vous pouvez notamment nous demander :

• si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
• dans quels buts nous les traitons ;
• quelles catégories de données sont traitées ;
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
• l’origine des données traitées ;
• quelle est la logique derrière le traitement automatisé de certaines de vos données à caractère personnel.

En cas d’erreur, d’inexactitude ou de lacunes concernant vos données personnelles, vous pouvez à tout moment nous demander de corriger ou de modifier ces renseignements.

VI. Suppression de vos données personnelles

Si vous souhaitez que vos données personnelles soient supprimées de nos fichiers de données, il suffit de nous contacter par e-mail (privacy@cenforgil.be) ou par courrier (Cenforgil asbl, 54 rue de Mérode à 1060 Bruxelles). Nous nous engageons, après contrôle de votre identité, à procéder le plus vite possible à cette suppression, sauf des données devant être conservées en vertu de la loi ou en vertu d’un contrat.

VII. Conservation de vos données dans le temps

Les données sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie lors de leur collecte (délai d’archivage du FSE) ou aussi longtemps que la loi le permet ou encore jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression en cas d’application d’un des motifs visés à l’article 17 du RGPD , à moins qu’une enquête ne soit en cours, auquel cas vos données sont sauvegardées jusqu’à la clôture de l’enquête.
Les données anonymisées seront conservées pour une durée plus longue à des fins d’archive, dans l’intérêt public, de recherche historique ou scientifiques, ou à des finalités statistiques. Ce traitement se fait en conformité avec l’article 89 du RGPD.

VIII. Médias sociaux

Nous proposons des contacts via certains fournisseurs de médias sociaux comme Facebook. Si vous utilisez ces outils, vous partagez certaines données personnelles avec vos amis et avec les fournisseurs de ces plateformes de médias sociaux. Ces activités, dans le cadre desquelles des données sont échangées, sont soumises à la politique de confidentialité du fournisseur concerné. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter les sites Internet des plateformes de médias sociaux en question. Vous
comprenez et acceptez que le partage de données via de telles plateformes relève entièrement de votre propre responsabilité et que Cenforgil ne peut d’aucune façon être tenue responsable en la matière.

IX. Fichiers de journalisation / Cookies

Cenforgil asbl peut également collecter les données suivantes lorsque vous visitez ce site web votre adresse IP : votre navigateur et votre système d’exploitation, le site web externe qui vous a transféré jusqu’au présent site web, les pages que vous avez visitées sur le présent site web et la date et l’heure auxquelles vous avez visité chaque page. Ces informations ne sont collectées qu’à des fins statistiques et afin de continuer à améliorer ce site web.

Un cookie est un fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur de pages web. Nous utilisons Google Analytics et Search Console. Le premier service de Google nous fournit des informations anonymes et purement statistiques (nombre de visites sur le site, nombre de pages vues, activités des visiteurs et fréquence). Le second améliore le référencement du site.

X. Liens

Vous pourriez être amené à quitter notre site web en cliquant sur certains liens présents sur notre site. Nous n’assumons aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées par ces autres sites et vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité.

XI. Autorisation et modifications

Par la simple communication de vos données, vous déclarez accepter notre politique de confidentialité telle qu’exposée dans la présente Déclaration de confidentialité.

Dans un monde qui change et où les technologies évoluent, cette déclaration de confidentialité peut être sujette à modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version en ligne de cette déclaration. En cas de modification à la présente, la date de la mise à jour sera modifiée dans l’entête du document.

XII. Sécurité des données et intégrité technique

Cenforgil accorde une grande importance à la vie privée. Des mesures techniques et organisationnelles ont été prises afin de protéger les bases de données dans lesquelles sont stockées vos données contre toute perte, vol, utilisation frauduleuse ou accès non autorisé.

En outre, les sous-traitants externes doivent signer un contrat avec Cenforgil en vertu duquel ils sont légalement tenus de respecter le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et toute la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Enfin, le personnel de Cenforgil qui a accès aux informations permettant l’identification de personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente politique de confidentialité, notamment en s’abstenant d’utiliser ces informations à d’autres fins que celles visées dans le point du III de la présente.

Cenforgil ne peut offrir de garantie absolue contre toute menace qui pourrait subvenir mais s’assure néanmoins que l’accès à vos données soit limité aux seules personnes ayant besoin d’en prendre connaissance à des fins d’intérêt général/ service et que ces personnes soient formées et respectent la confidentialité de vos informations.

Bien qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique ne soit sûre à 100 %, vos données personnelles sont conservées et traitées de manière raisonnable, dans un souci de sécurité et de confidentialité par des mesures techniques et d’organisation appropriées.

Par exemple, nous stockons les données que vous nous fournissez sur des serveurs dont l’accès est limité et qui sont situés dans des installations surveillées.
Cela inclut une protection contre le traitement non-autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou l’altération d’origine accidentelle des données.